maxQ.solutionsKostenloses Erstgespräch anfragen

Prozessautomatisierung für Unternehmen

Geschäftsprozesse automatisieren.

Weniger Routine. Mehr Zeit fürs Wesentliche.

Ihr Team überträgt Daten, sortiert E-Mails oder erstellt Berichte von Hand? Wir prüfen Ihren Ablauf und entwickeln passende Automatisierungen für Ihre bestehenden Systeme.

Kostenloses Erstgespräch anfragen Automatisierungsbeispiele ansehen

Persönlicher Ansprechpartner · Bestehende Systeme weiterverwenden · Menschliche Prüfung und Freigabe · Kostenloses Erstgespräch

Beschreiben Sie uns Ihre Aufgabe. Im Erstgespräch klären wir gemeinsam, ob eine Analyse oder ein klar abgegrenzter Pilot der passende nächste Schritt ist.

Von der Anfrage zum vorbereiteten Vorgang

01
E-Mail + PDF
Anfrage geht ein
Eine Nachricht und ein Dokument kommen an.
02
Informationen erkennen
Relevante Angaben erfassen
Benötigte Informationen strukturiert aufnehmen.
KI-Unterstützung
03
Vorgang vorbereiten
Angaben zuordnen
Informationen zuordnen und Lücken markieren.
04
Menschliche Prüfung
Prüfen und freigeben
Eine Person prüft und gibt den nächsten Schritt frei.

Illustrativer Ablauf mit synthetischen Daten. Keine Live-Demo.

01 · Ausgangslage

Welche dieser Aufgaben kosten Ihr Team Zeit?

Die gleichen Daten mehrfach eingeben

Angaben werden aus E-Mails oder Dateien in Excel, CRM oder andere Systeme übertragen.

Informationen zusammensuchen

Für einen Vorgang müssen Mitarbeitende mehrere Dokumente, Postfächer oder Anwendungen durchsuchen.

Auf Rückfragen und Freigaben warten

Fehlende Angaben und unklare Übergaben unterbrechen die Bearbeitung.

Wiederkehrende Listen und Berichte erstellen

Zahlen werden regelmäßig manuell zusammengetragen, geprüft und weitergegeben.

02 · Ansatzpunkte

Wo Automatisierung ansetzen kann

Wir prüfen wiederkehrende Aufgaben, bei denen digitale Informationen zwischen E-Mail, PDFs, Excel und bestehenden Systemen weitergegeben werden.

Dazu zählen zum Beispiel, Daten aus PDFs in Excel zu übertragen, E-Mail-Anfragen automatisch zuzuordnen oder wiederkehrende Berichte vorzubereiten.

E-Mails und Kundenanfragen

Ausgangslage: Anfragen müssen gelesen, zugeordnet und weitergeleitet werden.

Möglicher Ansatz: Anliegen vorsortieren, wichtige Angaben erfassen und Antworten oder nächste Bearbeitungsschritte vorbereiten.

Dokumente und Belege

Ausgangslage: Angaben aus PDFs und anderen Dokumenten werden manuell übertragen.

Möglicher Ansatz: Felder auslesen, fehlende Informationen markieren und die Weiterverarbeitung vorbereiten. Ausnahmen bleiben in Prüfung.

Angebote und Vertriebsabläufe

Ausgangslage: Informationen für Angebote und Nachverfolgung liegen an unterschiedlichen Stellen.

Möglicher Ansatz: Angaben zusammenführen, Entwürfe vorbereiten und interne Wiedervorlagen unterstützen.

Beispiel zur Angebotserstellung

Daten zwischen Systemen

Ausgangslage: Excel, CRM, ERP und andere Anwendungen werden manuell abgeglichen.

Möglicher Ansatz: Geprüfte Daten über geeignete Schnittstellen übertragen und Abweichungen zur Bearbeitung anzeigen.

Aufgaben, Freigaben und Übergaben

Ausgangslage: Vorgänge bleiben liegen, weil Zuständigkeiten und nächste Schritte manuell nachgehalten werden.

Möglicher Ansatz: Aufgaben zuweisen, interne Erinnerungen auslösen und Freigabeschritte nachvollziehbar abbilden.

Berichte und interne Informationen

Ausgangslage: Zahlen und Statusinformationen werden regelmäßig zusammengesucht.

Möglicher Ansatz: Daten aus vereinbarten Quellen zusammenführen und regelmäßige Übersichten oder Zusammenfassungen vorbereiten.

Welche digitalen Daten und Schnittstellen verfügbar sind, klären wir anhand Ihres konkreten Ablaufs.

Sie behalten die Kontrolle: Prüfungen, Freigaben und der Umgang mit Ausnahmen werden für Ihren Ablauf festgelegt.

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03 · Vergleich

Weniger Übertragen. Mehr Überblick.

Heute manuell

E-Mail und PDF öffnen
Angaben in Excel übertragen
Fehlende Informationen zusammensuchen
Vorgang an die zuständige Person weiterleiten

Möglicher automatisierter Ablauf

Anfrage und Dokument erfassen
Benötigte Angaben auslesen
Fehlende Angaben markieren
Vorgang zur menschlichen Prüfung vorbereiten

Welche Schritte automatisiert werden können, hängt von Ihren Systemen, Daten und Anforderungen ab.

Illustrative Beispielrechnung · angenommene Werte

Was könnten fünf Minuten weniger Routinearbeit bedeuten?

20 Vorgänge pro Arbeitstag
5 Minuten angenommene Zeitersparnis pro Vorgang
20 Arbeitstage pro Monat
40 € angenommene interne Arbeitskosten pro Stunde

Rechenschritt 1
20 Vorgänge × 5 Minuten × 20 Tage
= rund 2.000 Minuten = rund 33 Stunden frei werdende Kapazität
Rechenschritt 2
rund 33⅓ Stunden × 40 € pro Stunde
= rund 1.333 € bewerteter Zeitaufwand

Illustrative Beispielrechnung, kein Kundenresultat und keine Einsparungszusage. Frei werdende Arbeitszeit ist nicht automatisch eine Kostensenkung. Umsetzung und laufender Betrieb sind nicht eingerechnet.

Wo entsteht in Ihrem Team wiederkehrende Handarbeit?

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Interner maxQ-Anwendungsfall

Ein Beispiel aus unserem eigenen Betrieb

Formular → CRM → interne E-Mail → geschützter Vorgang

Anfragen werden zentral erfasst und intern gemeldet, damit sie gezielt bearbeitet werden können. Der geschützte CRM-Vorgang ist nur nach Anmeldung erreichbar.

Interner maxQ-Anwendungsfall, keine Kundenreferenz.

04 · Zusammenarbeit

Mit einem sinnvollen ersten Prozess beginnen

Schritt 1

Kostenloses Erstgespräch

Wir besprechen Ihren Ablauf, die beteiligten Systeme und das Problem, das Sie lösen möchten.

Schritt 2

Analyse oder klar abgegrenzter Pilot

Sind noch wesentliche Fragen offen, vereinbaren wir eine kostenpflichtige Analyse. Ist der Ablauf ausreichend klar, kann ein separat angebotener Pilot der passende Einstieg sein.

Schritt 3

Umsetzung und nächste Schritte

Umfang, Schnittstellen, Prüfungen und Übergabe werden vor der Umsetzung vereinbart. Weitere Abläufe und eine mögliche Betreuung besprechen wir anschließend.

Was eine beauftragte Analyse ergeben kann

Sie schafft eine Grundlage, um den nächsten Schritt einzuschätzen.

Prozessbild
Ablauf und Übergaben sichtbar
Geeignete Automatisierungsschritte
Potenziale sinnvoll priorisiert
Voraussetzungen und offene Fragen
Systeme, Daten und Risiken geklärt
Vorgeschlagene nächste Schritte
Analyse, Pilot oder Umsetzung

Das Erstgespräch ist kostenlos. Eine Analyse oder ein Pilot wird separat beauftragt. Sie erhalten ein individuelles Angebot passend zu Ihrem Prozess und dem vereinbarten Umfang.

05 · Ansprechpartner

Amir Ibrahim

Ihr Ansprechpartner für den ersten Schritt

Ich bespreche mit Ihnen, wo heute manuelle Arbeit entsteht und welcher erste Automatisierungsschritt sinnvoll ist.

Direkt telefonisch: 0761 15540374

Passt der Ablauf als Ausgangspunkt?

Besonders interessant sind Abläufe, die regelmäßig vorkommen, digitale Informationen verarbeiten und nachvollziehbare Regeln oder Prüfschritte haben.

Wenn ein Vorgang selten vorkommt oder sich ständig grundlegend ändert, kann eine einfachere Prozessverbesserung sinnvoller sein.

06 · Häufige Fragen

Fragen zur Prozessautomatisierung

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?: Vor allem wiederkehrende Abläufe mit digitalen Informationen, nachvollziehbaren Regeln oder Prüfschritten. Ob einzelne Schritte dafür geeignet sind, hängt von Ihren Daten, Systemen und Anforderungen ab.
Wir wissen noch nicht, wo wir anfangen sollen – können wir anfragen?: Ja. Im kostenlosen Erstgespräch beschreiben Sie Ihre Ausgangslage. Gemeinsam ordnen wir ein, ob eine Analyse, ein klar abgegrenzter Pilot oder zunächst eine einfachere Prozessverbesserung sinnvoll ist.
Brauchen wir dafür KI?: Nicht immer. Feste Regeln, Schnittstellen oder vorhandene Softwarefunktionen können geeigneter sein. Die Methode richtet sich nach der Aufgabe.
Können bestehende Systeme weitergenutzt werden?: Wir prüfen, welche Schnittstellen Ihre bestehenden Systeme bieten und wie sich die benötigten Daten verbinden lassen.
Was passiert bei Fehlern oder unklaren Angaben?: Unvollständige oder widersprüchliche Angaben können sichtbar markiert und zur menschlichen Prüfung weitergegeben werden. Wie solche Ausnahmen behandelt werden, wird passend zum vereinbarten Ablauf festgelegt.
Was sollte ich für das Erstgespräch vorbereiten?: Eine kurze Beschreibung genügt: Wie oft kommt der Ablauf vor, welche Systeme sind beteiligt und wo entsteht manuelle Arbeit? Vertrauliche Unterlagen müssen Sie über das Formular nicht senden.
Wovon hängen Aufwand und Kosten ab?: Unter anderem vom Prozessumfang, den beteiligten Systemen, verfügbaren Schnittstellen, Datenqualität und erforderlichen Prüfungen. Sie erhalten ein individuelles Angebot passend zum vereinbarten Umfang.
Kann man mit einem einzigen Prozess starten?: Ja. Ein einzelner, klar abgegrenzter Ablauf kann ein sinnvoller Ausgangspunkt sein. Weitere Prozesse müssen nicht vorab festgelegt werden.

07 · Nächster Schritt

Erzählen Sie uns von Ihrem Ablauf

Wir besprechen Ihren Ablauf, die beteiligten Systeme und die größten manuellen Schritte. Gemeinsam klären wir, ob eine vertiefte Analyse oder ein begrenzter Pilot sinnvoll ist.

Sie möchten lieber kurz sprechen? 0761 15540374