01
Daten mehrfach erfassen
Informationen aus E-Mail oder Anhängen werden erneut in Excel, CRM oder andere bestehende Systeme übertragen.
Angebotsprozess & Automatisierung
Angebotserstellung automatisieren.
Weniger doppelt erfassen. Angebote strukturiert vorbereiten.
Ihre Kundenanfragen kommen per E-Mail, Informationen liegen in Excel und Angebote entstehen durch manuelles Übertragen? Wir prüfen Ihren Ablauf und zeigen, welche Schritte sich automatisieren lassen – mit Blick auf Ihre bestehenden Systeme und menschliche Freigabe.
Kostenloses Erstgespräch anfragen
Wir besprechen Ihren aktuellen Ablauf und klären, ob eine Analyse oder ein klar abgegrenzter Pilot sinnvoll ist.
Persönlicher Ansprechpartner · Bestehende Systeme weiterverwenden · Menschliche Prüfung und Freigabe · Kostenloses Erstgespräch
- 01
Anfrage
E-Mail und Unterlagen
Eine Anfrage mit Angebotswunsch geht ein.
- 02
Anforderungen erkennen
Angaben erfassen
Positionen und fehlende Angaben sichtbar machen.
KI-Unterstützung - 03
Angebotsentwurf
Vorlagen und Daten nutzen
Einen Entwurf aus vereinbarten Vorlagen und Daten vorbereiten.
- 04
Menschliche Freigabe
Prüfen und freigeben
Preise, Umfang und Inhalt kontrollieren.
Illustrativer Ablauf mit synthetischen Daten. Keine Live-Demo.
01 · Ausgangslage
Wo wird Angebotserstellung unnötig aufwendig?
Wenn Kundenanfragen mehrere Übergaben durchlaufen, können Medienbrüche, Rückfragen und doppelte Dateneingabe Zeit kosten. Welche Punkte bei Ihnen zutreffen, prüfen wir gemeinsam.
02
Fehlende Angaben klären
Wichtige Details einer Kundenanfrage müssen erst gesucht oder beim Kunden nachgefragt werden.
03
Entwürfe sicher prüfen
Vor dem Versand müssen Angaben, Preise und Bedingungen von den zuständigen Personen geprüft und freigegeben werden.
02 · Vergleich
Weniger zusammensuchen. Angebote strukturiert vorbereiten.
Heute manuell
- Anfrage und Anhänge lesen
- Anforderungen und Positionen zusammentragen
- Angaben in die Angebotsvorlage übertragen
- Rückfragen und interne Freigaben koordinieren
Möglicher automatisierter Ablauf
- Anforderungen aus der Anfrage erfassen
- Fehlende Angaben sichtbar machen
- Entwurf aus vereinbarten Daten und Vorlagen vorbereiten
- Angebot fachlich prüfen und freigeben
Welche Schritte automatisiert werden können, hängt von Ihren Systemen, Daten und Anforderungen ab.
Illustrative Beispielrechnung · angenommene Werte
Was könnten 30 Minuten weniger Vorbereitung pro Angebot bedeuten?
- 40 Angebote pro Monat
- 30 Minuten angenommene Zeitersparnis pro Angebot
- 40 € angenommene interne Arbeitskosten pro Stunde
Rechenschritt 1
40 Angebote × 30 Minuten ÷ 60
= 20 Stunden frei werdende Kapazität pro Monat
Rechenschritt 2
20 Stunden × 40 € pro Stunde
= 800 € bewerteter Zeitaufwand
Illustrative Beispielrechnung, kein Kundenresultat und keine Einsparungszusage. Frei werdende Arbeitszeit ist nicht automatisch eine Kostensenkung. Umsetzung und laufender Betrieb sind nicht eingerechnet.
Welcher Schritt kostet Sie bei Angeboten am meisten Zeit?
Kostenloses Erstgespräch anfragen03 · Analyse
Was Sie aus einer beauftragten Analyse mitnehmen
Die Analyse betrachtet den vereinbarten Angebotsprozess und schafft eine Grundlage für die nächste Entscheidung.
Prozessbild
Ablauf und Übergaben sichtbar
Wie Ihre Angebotserstellung heute abläuft.
Geeignete Automatisierungsschritte
Potenziale sinnvoll priorisiert
Welche Schritte sich sinnvoll unterstützen lassen und wo menschliche Entscheidungen bleiben.
Voraussetzungen und offene Fragen
Systeme, Daten und Risiken geklärt
Welche Daten, Schnittstellen und Zugriffe für eine Umsetzung benötigt werden.
Vorgeschlagene nächste Schritte
Analyse, Pilot oder Umsetzung
Welche Umsetzung sinnvoll erscheint und welche offenen Punkte vorher geklärt werden müssen.
Den genauen Umfang vereinbaren wir vor der Beauftragung.
04 · Vorgehen
Vom Erstgespräch zum passenden Auftrag
1. Kostenloses Erstgespräch
Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein und besprechen, ob eine Analyse oder ein anderer nächster Schritt sinnvoll ist. Das Gespräch umfasst keine vollständige Prozessanalyse.
2. Analyse als Folgeauftrag
Eine vertiefte Prozessanalyse ist kostenpflichtig und wird separat vereinbart. Sie erhalten ein individuelles Angebot passend zu Ihrem Prozess und dem vereinbarten Umfang.
3. Pilot oder Umsetzung
Ein Pilot ist ein eigener, kostenpflichtiger Auftrag. Wenn Ziel, Prozess und Umfang bereits klar genug sind, kann ein direkter Pilot statt einer vorherigen Analyse sinnvoll sein.
05 · Passung
Für wen passt das?
Für Unternehmen, die regelmäßig individuelle Angebote erstellen und dabei Informationen aus E-Mails, Excel und bestehenden Systemen zusammenführen.
- Angaben werden mehrfach manuell übertragen.
- Fehlende Informationen verursachen Rückfragen und Wartezeiten.
- Mehrere Personen arbeiten an Vorbereitung und Freigabe.
Im Erstgespräch klären wir, ob Ihr Ablauf einen sinnvollen Ansatzpunkt bietet.
Ihr Ansprechpartner
Amir Ibrahim
Gründer und Geschäftsführer von maxQ.solutions
Im Erstgespräch besprechen wir Ihren heutigen Angebotsprozess: Wo entsteht manuelle Arbeit, welche Systeme sind beteiligt und welcher nächste Schritt ist sinnvoll?
Direkt telefonisch: 0761 15540374
06 · Antworten
Häufige Fragen zur Automatisierung der Angebotserstellung
- Welche Schritte der Angebotserstellung lassen sich automatisieren?
- Je nach Ablauf können Eingang und Sortierung von Kundenanfragen, das Erkennen benötigter Angaben, Rückfragen zu fehlenden Informationen oder das Übertragen geprüfter Daten in Vorlagen und bestehende Systeme unterstützt werden. Was davon praktikabel ist, hängt vom konkreten Prozess ab.
- Können Informationen aus E-Mails in bestehende Systeme übernommen werden?
- Das kann eine Möglichkeit sein, wenn Datenfelder, Berechtigungen und technische Schnittstellen passen. Ob E-Mail, Excel, CRM oder ein anderes System angebunden werden kann und soll, wird erst nach Prüfung Ihrer Umgebung beurteilt.
- Was bleibt in menschlicher Prüfung und Freigabe?
- Fachliche Entscheidungen, Ausnahmen, Preise und Konditionen sollten klar verantwortlichen Personen zugeordnet bleiben. Ein Angebotsentwurf wird geprüft und freigegeben, bevor er an Kunden geht.
- Was erhalte ich aus der Analyse?
- Sie erhalten eine verständliche Prozessaufnahme, eine Einordnung geeigneter Automatisierungsschritte, geprüfte Voraussetzungen und offene Punkte zu Daten oder Schnittstellen sowie Vorschläge für mögliche nächste Schritte.
- Wann ist ein direkter Pilot statt einer vorherigen Analyse sinnvoll?
- Ein direkter Pilot kann passen, wenn der Ablauf, das Ziel und der begrenzte Umfang bereits klar sind und die nötigen Informationen verfügbar sind. Wenn wichtige Prozessdetails oder Voraussetzungen noch offen sind, hilft eine Analyse zuerst bei der Einordnung.
- Was sollte ich für das Erstgespräch vorbereiten?
- Eine kurze Beschreibung Ihres Ablaufs genügt: Wie kommen Anfragen an, welche Systeme nutzen Sie und an welchen Stellen entsteht manuelle Arbeit? Vertrauliche Unterlagen müssen Sie über dieses Formular nicht übermitteln.
- Wovon hängen die Kosten einer Umsetzung ab?
- Der Aufwand hängt unter anderem vom Prozessumfang, den beteiligten Systemen, verfügbaren Schnittstellen und den Anforderungen an Prüfung und Betrieb ab. Analyse und Umsetzung werden separat angeboten.
- Wann ist Automatisierung eher nicht sinnvoll?
- Bei seltenen Vorgängen, häufig wechselnden Abläufen oder geringem manuellem Aufwand kann eine einfachere Prozessverbesserung wirtschaftlicher sein. Das prüfen wir anhand Ihrer Ausgangslage.
- Muss unser CRM oder ERP ersetzt werden?
- Nicht automatisch. Zuerst wird geprüft, welche Funktionen und Schnittstellen bereits vorhanden sind. Eine Integration ist eine zu prüfende Möglichkeit, keine pauschale Zusage.
- Ist für die Automatisierung immer KI nötig?
- Nein. Je nach Aufgabe können feste Regeln oder bestehende Softwarefunktionen geeigneter sein. Die Lösung sollte zum Prozess passen.
07 · Nächster Schritt
Ihren Angebotsprozess besprechen
Wir besprechen, wie Ihre Angebote heute entstehen, welche Systeme Sie nutzen und wo manuelle Arbeit entsteht. Gemeinsam klären wir, ob eine vertiefte Analyse oder ein begrenzter Pilot sinnvoll ist.
Sie möchten lieber kurz sprechen? 0761 15540374